Een van de meest gewaardeerde diensten van de Militaire Ruitersportvereniging ‘Te Paard!’ (MRV) en de Stichting Militair Ruiterbewijs (SMR) zijn, naast examens en wedstrijden, de nieuwsberichten.

Morgen gaat de nieuwe Europese privacywet in: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit nieuwsbericht informeren we je hoe de MRV en de SMR hiermee omgaan.

De AVG is een complexe wet die met name kleine verenigingen en stichtingen voor grote vragen stelt. Die proberen we praktisch te beantwoorden.

In de eerste plaats worden de websites en het ledensysteem van de MRV en de SMR verzorgd door een gegevensverwerker met een professioneel systeem, e-Captain, dat ook verder in NOC*NSF-verband wordt gebruikt. Deze verwerker verzorgt de digitale beveiliging en heeft de afgelopen maanden gewerkt aan de implementatie van de AVG (klik hier). 

Een van de belangrijkste aspecten van de AVG is dat iedereen recht krijgt op inzage, correctie en verwijdering van persoonlijke gegevens. De MRV en SMR bieden dit al 7 jaar. Sinds 2011 wordt minimaal een keer per jaar een uitnodiging verstuurd om je gegevens in te zien en te controleren, meest recentelijk op 21 april (klik hier). Dit wordt gewaardeerd, want bij elke oproep worden er tientallen wijzigingen en verzoeken om informatie te verwijderen verwerkt.

Verder heeft de MRV afgelopen jaar vier persoonljike oproepen verstuurd om aan te geven of je lid wilt worden (of blijven) van de MRV+KNHS. Van de ±300 personen die bevestigend hebben gereageerd, is logischerwijs aangenomen dat zij toestemming hebben gegeven om hun informatie te verwerken en wordt alleen bewaard wat de MRV, SMR en KNHS daarvoor nodig hebben.

Denk daarbij aan naam, geboortedatum, geslacht, postadres, telefoonnummer, e-mailadres, registratienummer, rang, krijgsmachtdeel en van welke afdeling je lid bent. Verder bewaren de MRV en SMR gegevens over examens en wedstrijden, omdat op basis daarvan het Militair Ruiterbewijs (MRb), het Militair Ruiterbewijs in Zilver (MRbZ) of Goud (MRbG) is of kan worden verleend.

Alle ±500 personen die afwijzend of niet hebben gereageerd, zijn uit e-Captain verwijderd of omgezet tot sympathisant (klik hier). Van sympathisanten wordt zonder tegenbericht aangenomen dat zij als voorheen prijs blijven stellen op de nieuwsberichten. Daarom wordt hun e-mailadres bewaard maar verder zoveel mogelijk informatie gewist. Sympathisanten wier e-mailadres bouncet en die nooit hebben deelgenomen aan een examen worden uit e-Captain verwijderd.

Alle leden en sympathisanten hebben dus te allen tijde toegang tot hun persoonlijke informatie via de login op de websites. Verder hebben toegang bepaalde functionarissen in de uitoefening van hun functie bij i) de MRV, ii) regionale afdelingen van de MRV en iii) organisaties die conform de nieuwe statuten aan de MRV gelieerd zijn. Dit in de regel slechts gedeeltelijk (need to know) en na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring. Tot slot wordt van hen die voor lidmaatschap van MRV+KNHS hebben gekozen een abstract met de KNHS gedeeld. Klik hier voor het privacybeleid van de MRV en de SMR. 

Als je vragen hebt of geen prijs meer stelt op nieuwsberichten, laat het dan weten via redactie@militaireruitersport.nl. Idem als je MRb, MRbZ of MRbG hebt behaald of ooit zelfs Militair Kampioen Dressuur, Springen, Eventing of Moderne Vijfkamp bent geworden, maar niet langer met naam en/of foto in een van de Eregalerijen wilt staan. Dan verwijderen we ook die informatie.

Dit zijn enkele aspecten hoe de MRV en SMR de AVG hebben ingeregeld. We hopen te hebben laten zien dat we praktisch, consciëntieus en volgens de wet met persoonlijke informatie omgaan en dat we te allen tijde bereikbaar zijn om vragen te beantwoorden. En suggesties voor verbetering zijn altijd welkom!